Req: Fahrtenbuch App/Lösung

haemma

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25.11.2024 - 08:26

Hi!

Wir haben hier einen Bus der intern im Job von verschiedenen Personen genutzt wird um div. Tätigkeiten durchzuführen welche intern dann auf verschiedene Kostenstellen aufgeteilt werden je nach Fahrtgrund.

Früher war es so dass es wie so oft ein Fahrtenbuch im Bus gab bzw. noch gibt wo halt die jeweilige Person die das FZG bewegt reinschreibt den Weg, gefahrene Km, Zweck usw.... Monate später wird dass dann eingescannt und noch ein paar Monate später wirds verrechnet. Problem dabei ist immer dass halt vergessen wurde das abzurechnen und manche Dinge nicht mehr möglich waren abzurechnen

Jetzt hab ich folgende Lösung implementiert.

Google-Form mit den Eintragsmöglichkeiten wie im Fahrenbuch.
Das Google Dokument wird über einen QR-Code der im FZG pickt aufgerufen und ausgefüllt
Quartalsweise interne Aufgabe dass dahinterliegende Google-Sheet herunterzuladen und vorzubereiten und die Sachen zu verrrechnen.

Jetzt ergibt sich folgendes "Problem":

Die Dienstfahrten dauern oftmals mehrere Tage wo man unterwegs ist, früher wurde dort halt ein Eintrag gemacht und dieser dann halt bei Beendigung der Reise fertig ausgefüllt.
Aber ich bin mir unsicher, ob dies bei der Google-Form möglich ist bzw. die Nutzer werden dass dann eventuell schließen und dann kommt wahrscheinlich Chaos raus falls nochmals ein neuer Eintrag gemacht wird.

Wie würdet ihr das Lösen?
Am liebsten wäre mir das Google Dokument zu behalten.

tia

Bearbeitet von haemma am 04.12.2024, 09:48

böhmi

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25.11.2024 - 08:44

Wenn du im Formular entsprechende Optionen vorsiehst?
z.B.

Einzelfahrt eintragen
Mehrtägige Nutzung starten
Mehrtägige Nutzung beenden

und die Daten dann entsprechend weiterverarbeitest?

Ich sehe hier erfahrungsgemäß weniger das Problem der falschen IT-Lösung, als das der falschen Nutzung derselben.

haemma

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25.11.2024 - 09:16

Hmm, okay aber in den Google Formularen kann man keine "logik" hinterlegen oder?
Also, dass ich wenn ich "mehrtägige Nutzung" auswähle - dann im Formular irgendwo hinspringe, oder?

Zumindest wäre es mir noch nicht aufgefallen dass das ging.

böhmi

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25.11.2024 - 09:56

Dachte ich eigentlich schon, aber kann sein, dass ich das mit Microsoft verwechsle.

Also man konnte manche Fragen/Felder abhängig von den vorherigen Antworten ein-/ausblenden.

Probmaker

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25.11.2024 - 10:04

hab mit https://drivebox.at/ extrem gute erfahrungen gemacht.

haemma

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25.11.2024 - 10:46

danke, aber muss leider eine gratislösung sein

Viper780

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25.11.2024 - 15:44

Muss ein Fahrtenbuch nicht rechtssicher sein?

haemma

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25.11.2024 - 15:49

Ein Fahrtenbuch ist nicht zwingend vorgeschrieben

böhmi

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Spießer

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25.11.2024 - 17:51

Zitat aus einem Post von Viper780
Muss ein Fahrtenbuch nicht rechtssicher sein?

Wenn du etwas davon beim Arbeitgeber geltend machen willst oder aus steuerlichen/gesetzlichen Gründen dazu gezwungen bist, muss die eingereichte Unterlage den jeweiligen Vorschriften entsprechend sein. Wie diese Unterlage erstellt wird bzw. „wächst“, ist afair nicht geregelt.

Warum sollte es rechtssicher sein müssen, wenn man ein Fahrtenbuch zur unternehmensinternen Verrechnung und Nachvollziehbarkeit führt?

Viper780

Elder
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25.11.2024 - 18:17

Ich musste bei Poolcars immer eins führen wegen den Strafen und um Nachzuweisen dass ichs nicht privat Nutze. Mir wurde vor 10 Jahren gesagt das ist gesetzlich. Habs aber nie nachgeprüft

haemma

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04.12.2024 - 09:48

Ich habs jetzt einfach so gelöst dass die User sich mit google-konto anmelden und dann eintragen. Das Formular wird automatisch gespeichert und ggf. wiederhergestellt mit den Eintragungen die bis zum schließen durchgeführt wurden.

daisho

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04.12.2024 - 13:50

https://www.usp.gv.at/mitarbeiter-u...ahrtenbuch.html
?

Wenn ich hier lese: https://www.wko.at/epu/fahrtenbuch-fuehren
Dann sind digitale Fahrtenbücher vielleicht ein wenig ein Problem da man nachträgliche Änderungen vielleicht nicht nachweisen kann?

haemma

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04.12.2024 - 14:12

"Wir" sind kein "Unternehmen" sondern eine Universität und da haben wir im Institut einen Bus den wir für interne Fahrten nehmen die wir intern dann abrechnen.

siehe auch hierzu die Ausnahme vom Lenkprotokoll:
Gesamte Rechtsvorschrift für Lenkprotokoll-Verordnung, Fassung vom 04.12.2024, §2
https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeF...nummer=20010037

Bearbeitet von haemma am 04.12.2024, 14:19

haemma SSD FTW! Registered: Feb 2003 Location: wean Posts: 1815	25.11.2024 - 08:26 Hi! Wir haben hier einen Bus der intern im Job von verschiedenen Personen genutzt wird um div. Tätigkeiten durchzuführen welche intern dann auf verschiedene Kostenstellen aufgeteilt werden je nach Fahrtgrund. Früher war es so dass es wie so oft ein Fahrtenbuch im Bus gab bzw. noch gibt wo halt die jeweilige Person die das FZG bewegt reinschreibt den Weg, gefahrene Km, Zweck usw.... Monate später wird dass dann eingescannt und noch ein paar Monate später wirds verrechnet. Problem dabei ist immer dass halt vergessen wurde das abzurechnen und manche Dinge nicht mehr möglich waren abzurechnen Jetzt hab ich folgende Lösung implementiert. Google-Form mit den Eintragsmöglichkeiten wie im Fahrenbuch. Das Google Dokument wird über einen QR-Code der im FZG pickt aufgerufen und ausgefüllt Quartalsweise interne Aufgabe dass dahinterliegende Google-Sheet herunterzuladen und vorzubereiten und die Sachen zu verrrechnen. Jetzt ergibt sich folgendes "Problem": Die Dienstfahrten dauern oftmals mehrere Tage wo man unterwegs ist, früher wurde dort halt ein Eintrag gemacht und dieser dann halt bei Beendigung der Reise fertig ausgefüllt. Aber ich bin mir unsicher, ob dies bei der Google-Form möglich ist bzw. die Nutzer werden dass dann eventuell schließen und dann kommt wahrscheinlich Chaos raus falls nochmals ein neuer Eintrag gemacht wird. Wie würdet ihr das Lösen? Am liebsten wäre mir das Google Dokument zu behalten. tia Bearbeitet von haemma am 04.12.2024, 09:48
böhmi Administrator Spießer Registered: May 2004 Location: Wels Land Posts: 4720	25.11.2024 - 08:44 Wenn du im Formular entsprechende Optionen vorsiehst? z.B. Einzelfahrt eintragen Mehrtägige Nutzung starten Mehrtägige Nutzung beenden und die Daten dann entsprechend weiterverarbeitest? Ich sehe hier erfahrungsgemäß weniger das Problem der falschen IT-Lösung, als das der falschen Nutzung derselben.
haemma SSD FTW! Registered: Feb 2003 Location: wean Posts: 1815	25.11.2024 - 09:16 Hmm, okay aber in den Google Formularen kann man keine "logik" hinterlegen oder? Also, dass ich wenn ich "mehrtägige Nutzung" auswähle - dann im Formular irgendwo hinspringe, oder? Zumindest wäre es mir noch nicht aufgefallen dass das ging.
böhmi Administrator Spießer Registered: May 2004 Location: Wels Land Posts: 4720	25.11.2024 - 09:56 Dachte ich eigentlich schon, aber kann sein, dass ich das mit Microsoft verwechsle. Also man konnte manche Fragen/Felder abhängig von den vorherigen Antworten ein-/ausblenden.
Probmaker 1.0.0.721 Registered: Nov 2003 Location: here Posts: 5035	25.11.2024 - 10:04 hab mit https://drivebox.at/ extrem gute erfahrungen gemacht.
haemma SSD FTW! Registered: Feb 2003 Location: wean Posts: 1815	25.11.2024 - 10:46 danke, aber muss leider eine gratislösung sein
Viper780 Elder Er ist tot, Jim! Registered: Mar 2001 Location: Wien Posts: 50995	25.11.2024 - 15:44 Muss ein Fahrtenbuch nicht rechtssicher sein?
haemma SSD FTW! Registered: Feb 2003 Location: wean Posts: 1815	25.11.2024 - 15:49 Ein Fahrtenbuch ist nicht zwingend vorgeschrieben
böhmi Administrator Spießer Registered: May 2004 Location: Wels Land Posts: 4720	25.11.2024 - 17:51 Zitat aus einem Post von Viper780 Muss ein Fahrtenbuch nicht rechtssicher sein? Wenn du etwas davon beim Arbeitgeber geltend machen willst oder aus steuerlichen/gesetzlichen Gründen dazu gezwungen bist, muss die eingereichte Unterlage den jeweiligen Vorschriften entsprechend sein. Wie diese Unterlage erstellt wird bzw. „wächst“, ist afair nicht geregelt. Warum sollte es rechtssicher sein müssen, wenn man ein Fahrtenbuch zur unternehmensinternen Verrechnung und Nachvollziehbarkeit führt?
Viper780 Elder Er ist tot, Jim! Registered: Mar 2001 Location: Wien Posts: 50995	25.11.2024 - 18:17 Ich musste bei Poolcars immer eins führen wegen den Strafen und um Nachzuweisen dass ichs nicht privat Nutze. Mir wurde vor 10 Jahren gesagt das ist gesetzlich. Habs aber nie nachgeprüft
haemma SSD FTW! Registered: Feb 2003 Location: wean Posts: 1815	04.12.2024 - 09:48 Ich habs jetzt einfach so gelöst dass die User sich mit google-konto anmelden und dann eintragen. Das Formular wird automatisch gespeichert und ggf. wiederhergestellt mit den Eintragungen die bis zum schließen durchgeführt wurden.
daisho Vereinsmitglied SHODAN Registered: Nov 2002 Location: 4C4 Posts: 19852	04.12.2024 - 13:50 https://www.usp.gv.at/mitarbeiter-u...ahrtenbuch.html ? Wenn ich hier lese: https://www.wko.at/epu/fahrtenbuch-fuehren Dann sind digitale Fahrtenbücher vielleicht ein wenig ein Problem da man nachträgliche Änderungen vielleicht nicht nachweisen kann?
haemma SSD FTW! Registered: Feb 2003 Location: wean Posts: 1815	04.12.2024 - 14:12 "Wir" sind kein "Unternehmen" sondern eine Universität und da haben wir im Institut einen Bus den wir für interne Fahrten nehmen die wir intern dann abrechnen. siehe auch hierzu die Ausnahme vom Lenkprotokoll: Gesamte Rechtsvorschrift für Lenkprotokoll-Verordnung, Fassung vom 04.12.2024, §2 https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeF...nummer=20010037 Bearbeitet von haemma am 04.12.2024, 14:19

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